Mabna.co
جمعه 30 تير 1396
امروز
جستجو در مبنا
  • خانه
  • محصولات نرم افزاری
  • مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد

مدیریت آرشیو الکترونیکی اسناد

مدیریت دانش را با مدیریت اسناد شروع کنید

كاربردهاي زيادي براي مديريت اسناد متصور است كه برخي از آنها عبارتند از:

  • انجام وظايف تجاري بطور كارا و با قابليت پاسخ گوئي بالا
  • پشتيباني سازمان در موارد تعقيب قانوني شامل ريسكهاي متاثر از وجود و يا عدم وجود شواهدي از فعاليت سازماني
  • پشتيباني و مستندسازي تصميم سازيهاي مديريتي
  • حفظ منافع سازمان و حقوق كاركنان، مشتريان و ذينفعان فعلي و آتي
  • ايجاد تطابق، پيوستگي و بهره وري در مديريت و امور جاري سازمان
  • تدارك شواهدي از كليه فعاليتهاي سازمان
  • تسهيل عملكرد موثر فعاليتها در سراسر سازمان
  • تثبيت هويت فرهنگي و تجاري سازمان
  • تامين الزامات قانونگذار شامل فعاليتهاي آرشيوي و مميزي
  • نگهداري حافظه شركت(فردي يا جمعي)

با توجه به كاربردهاي فوق اين سيستم راه حل مناسبي است براي:

  • مديريت اسناد منابع انسانی
  • مديريت اسناد توليد
  • مديريت اسناد مالی
  • مديريت اسناد پروژه‌ها
  • مديريت اسناد بازرگانی
  • مديريت اسناد تحقيقاتی و پژوهشی
  • مديريت اسناد حقوقی
  • مديريت اسناد اختصاصی
  • معرفي سيستم مديريت اسناد و آرشيو فني مبنا

سازمانها برحسب قلمرو فعاليتهايي كه به انجام مي رسانند، مداركي بوجود آورده، دريافت نموده و مورد استفاده قرار مي‌دهند. از جمله مواردي كه سازمانها با بكارگيري مدارك قادر به انجام آنها ميباشند عبارتند از:

1-انجام وظايف تجاري بطور كارا و با قابليت پاسخ گوئي بالا
2-پشتيباني و مستندسازي تصميم سازيهاي مديريتي
3-ايجاد تطابق، پيوستگي و بهره وري در مديريت و امور جاري سازمان
4-تسهيل عملكرد موثر فعاليتها در سراسر سازمان
5-تامين الزامات قانونگذار شامل فعاليتهاي آرشيوي و مميزي
6-پشتيباني سازمان در موارد تعقيب قانوني شامل ريسكهاي متاثر از وجود و يا عدم وجود شواهدي از فعاليت سازماني
7-حفظ منافع سازمان و حقوق كاركنان، مشتريان و ذينفعان فعلي و آتي
8-تدارك شواهدي از كليه فعاليتهاي سازمان
9-تثبيت هويت فرهنگي و تجاري سازمان
10-نگهداري حافظه شركت(فردي يا جمعي)

بنابراين سازمانهاجهت ادامه فعاليتها، تبادل با محيط و تامين قابليت پاسخگويي ناگزير به ايجاد، نگهداشت و استفاده از مدارك معتبر، قابل اطمينان و همچنين حفظ امنيت آنها در هر مدت زماني كه لازم است، هستند. بدين ترتيب بكارگيري يك سيستم كه كليه فعاليتهاي مربوط به اسناد و مدارك را پوشش داده و بتواند نقطه قابل اتكائي در تامين نيازهاي اطلاعاتي بخشهاي مختلف سازمان باشد ضروري به نظر مي رسد. چنين سيستمي، سيستم مديريت اسناد و مدارك نام داشته وكاركردهاي زير را شامل مي گردد:

1-سياست گذاري و تعيين استانداردها
2-تخصيص مسئوليتها و اختيارات
3-تثبيت روشهاي اجرايي و خطوط راهنما
4-تدارك مجموعه اي از خدمات مرتبط با مديريت و استفاده از اسناد و مدارك
5-طراحي و استقرار زير سيستمهاي تخصصي جهت مديريت اسناد و مدارك
6-يكپارچه سازي مديريت اسناد و مدارك با فرايندها و سيستمهاي تجاري سازمان

بند 5 از كاركردهاي فوق طي فرايندي پوشانده مي شود كه يكي از مهمترين مراحل آن، طبقه بندي و كدگذاري اسناد و مدارك مي باشد به نوعي كه اهداف آنرا در كنار ماموريت كل سيستم بررسي كرده و مدلها و سيستمهاي كدگذاري را قلب سيستم مدارك و اسناد بر مي شمرند.

اهداف سيستم مديريت اسناد و آرشيو فني

اهداف سيستم مديريت اسناد عبارت از شناسايي و جمع آ‌وري قراردادها،كتب، نشريات و مدارك فني، نقشه هاي اصلي پروژه ها و محاسبات، كاتالوگ‌ها، استانداردها، فيلم، نوار و ... در يك مركز و نگهداري آنها به نحو صحيح و ارايه خدمات لازم به متقاضيان، در اسرع وقت مي‌باشد. به منظور دستيابي به اهداف فوق چندين زيرسيستم در سيستم مديريت اسناد و آرشيو فني طراحي و توسعه يافته است كه در بخش 4 توضيح داده شده اند.

شرح فعاليت‌هاي سيستم مديريت اسناد و آرشيو فني سيستم مديريت اسناد فعاليت هاي زير را به عهده دارد :

  • شناسايي گزارشات، مكاتبات و اسناد و مدارك فني، كتب، نشريات، كاتالوگهاي دريافتي
  • كد گذاري گزارشات، مكاتبات و اسناد و مدارك فني، كتب، نشريات، كاتالوگهاي دريافتي شناسايي شده بر اساس طراحي انجام شده
  • طبقه بندي و نگهداري كتب ، مدارك فني، نشريات و كاتالوگها به نحو صحيح
  • بازيابي كتب، مدارك فني، نشريات و كاتالوگهاي دريافتي جهت استفاده كنندگان

زير سيستم‌ها:

سيستم مديريت اسناد و آرشيو فني از چندين زير سيستم تشكيل شده كه در زير به معرفي آنها مي‌پردازيم:

زير سيستم كدينگ

اهداف متعددي براي زير سيستم كدينگ در يك سازمان متصور است. اما عمده ترين مضامين اصلي كه در اين اهداف تعقيب مي گردد را مي توان بهبود عمليات پشتيباني و كاهش هزينه ها برشمرد. مهمترين اهداف زير سيستم كدينگ به شرح ذيل مي باشد:

1-شناسايي يكسان اسناد و مدارك در تمام سازمان از طريق اختصاص فقط يك نام و كد به هر يك از اسناد و مدارك
2-تقسيم اسناد و مدارك به تعدادي گروه محدود و مشخص و همچنين تقسيم هر گروه به دسته هاي كوچكتر به نحوي كه مدارك مشابه در دسته هاي كنترل پذير قرار گيرند
3-شناسايي روابط بين مدارك و اسناد در دسته هاي مختلف
4-ايجاد زبان استاندارد براي ارتباطهاي داخلي با استفاده از فرهنگ اصطلاحات استاندارد و كدهاي يكسان
5-ايجاد مبناي اطلاعاتي قابل اطمينان و صحيح براي سيستم اطلاعات مديريت
6-ايجاد بانك اطلاعاتي اسناد و مدارك
7-فراهم كردن امكان پردازش الكترونيكي داده ها و نصب سيستم هاي مكانيزه

فوائد زير سيستم كدينگ

1- ايجاد نظم در سيستم اطلاعاتي اسناد و مدارك
2-ساده سازي عمليات دريافت، نگهداري و ارائه اسناد و مدارك در آرشيو
3-ايجاد سيستم خودكنترلي در افزايش بي رويه تنوع اسناد و مدارك
4-ايجاد مقدمات مكانيزه نمودن سيستمها
5- كاهش هزينه هاي مربوط به آرشيو اسناد و مدارك و جستجوي آنها

اصولاً سيستم كدينگ براي كمك به دستيابي سريع و بموقع به اطلاعات لازم براي تصميم گيري مديران بخشهاي مختلف سازمان طراحي مي شود. در طراحي يك سيستم كدينگ مناسب و مطلوب بايد اصول و ملاحظات زيادي را مد نظر قرار داد.

طراحي بايد با تعريف روشن و مشخصي از تمام توان موجود و نهفته در سيستم انجام گردد. طراحي سيستم بايد به گونه اي باشد كه قابليت پاسخگويي به نيازهاي آينده در هر بخش را داشته باشد، بنابراين بايد گستردگي، گوناگوني و تركيب روابط بخشها را در نظر بگيرد تا با مدلها و طرحهاي جديد سازمان سازگار باشد.

سيستم كدينگ بايد بتواند بر اساس يك مبناي اطلاعاتي پايدار، به كنشهاي مديران ارشد، مياني و كاربران عادي براي دستيابي به اطلاعات پاسخ دهد. در اين راستا لازم است كه سيستم و چارچوب كلي آن مورد پذيرش استفاده كنندگان باشد يعني نيازهاي آنها را برآورده سازد.

يك سيستم كدينگ مطلوب، سيستمي است كه بتواند ضمن افزايش كارايي فعاليت‌ها، هزينه هاي مديريت اسناد و مدارك را كاهش دهد. اين دو مزيت هنگامي حاصل مي گردد كه سيستم، تمام اسناد و مدارك ضروري و موجود در سازمان را پوشش دهد، مفاهيم را استاندارد نمايد و درعين حال يكنواختي داشته باشد.

سيستم بايد فقط اطلاعات ضروري را بپذيرد و از ورود اطلاعات غير ضروري جلوگيري نمايد، اين كار از طريق طراحي فرمهاي اطلاعاتي و تعريف و تحديد داده هاي ورودي و خروجي امكان پذير است. از مشخصات سيستمهاي مطلوب، چند منظوره بودن آنهاست. به اين معني كه كاربران متعددي از آن استفاده كنند. نكته مهمي كه بايد به آن اشاره شود اين است كه هر سيستم خوب، مبناي مناسبي براي طرح‌هاي مديريتي است. يكي ديگر از ملاحظات طراحي سيستم كدينگ، قابليت انطباق آن با سيستمهاي بزرگتر است. به عنوان مثال سيستم كدينگ يك سازمان بايد با در نظر گرفتن سيستم كدينگ صنعت مربوطه يا سيستم كدينگ ملي طراحي گردد.

زير سيستم امنيت و حقوق دسترسي

به منظور رعايت امنيت و تعيين حقوق دسترسي كاربران به اسناد و مدارك از اين زير سيستم استفاده مي‌شود. حقوق دسترسي بر اساس نقش‌هاي كاري كاربران تعيين و كليه دسترسي ها از جمله ويرايش و حذف براي گروه‌هاي كاري يا كاربران تعيين مي‌گردد. در اين زيرسيستم حقوق دسترسي كاربر به اسناد از طريق دسترسي به زير سيستم كدينگ و نوع اسناد فراهم مي‌گردد.

زير سيستم تعيين مشخصه‌ها

يكي از مهم ترين قابليت‌هاي سيستم تعريف مشخصه‌هاي هر نوع از اسناد مي‌باشد. در اين زير سيستم كليه مشخصه‌ها به صورت عدد، رشته، تاريخ و يا ليست انتخابي تعريف و در هنگام تخصيص به اسناد نحوه ورود آنها تعيين مي‌گردد. در اين حالت امكان تعيين اختياري يا اجبار بودن ورود اطلاعات و يگانه بودن اطلاعات مشخصه براي سند تعيين مي‌گردد.

زير سيستم محل استقرار

از اين زير سيستم به منظور تعيين استقرار محل فيزيكي اسناد بر اساس قفسه، طبقه، زونكن و رديف در زونكن استفاده مي‌گردد.

زير سيستم مديريت اسناد

از اين زير سيستم امكان ثبت سند، ثبت پيوست‌هاي سند، ثبت پانوشت براي هر سند به ازاي كليه كاربراني كه حق دسترسي به سند را دارند، استفاده مي‌گردد. همچنين امكان تعيين زمان اعتبار براي هر نوع از اسناد را فراهم مي‌نمايد.

صفحه ورود اطلاعات اسناد بر اساس مشخصه‌هاي تعيين شده براي هر نوع سند، توليد و در اختيار كاربر قرار مي‌گيرد.

زير سيستم آرشيو الكترونيكي

از اين زير سيستم به منظور آرشيو الكترونيكي اسناد و الحاق كليه فايلها ( بدون هيچگونه محدوديتي در نوع فايل ) به اسناد استفاده مي‌گردد.

زير سيستم جستجو

اين زيرسيستم امكان جستجو اسناد بر اساس كد سند، محل فيزيكي استقرار اسناد، اطلاعات هر يك از مشخصه‌ها، اعتبار اسناد و يا تركيب هر يك از عوامل فوق را به صورت بسيار مناسب و كاربردي فراهم مي‌نمايد.

زير سيستم امانات

به منظور ثبت ورود و خروج اسناد از محل آنها و گيرنده اسناد از اين زير سيستم استفاده مي‌گردد.

مشخصات فني نرم‌افزار

  • توسعه سيستم با زبان Asp.Net , C# و با استفاده از .NetFrameWork 2.0
  • توسعه سيستم به صورت 3 لايه
  • توسعه سيستم در محيط وب
  • استفاده از بانك اطلاعاتي Sql Server براي ذخيره و بازيابي
  • بدون هيچگونه محدوديت تعداد كاربران

قابليتهاي نرم افزار

  • امكان تعريف قفسه‌ها و برقراري ارتباط بين كدينگ اسناد و قفسه‌هاي تعريف شده
  • امكان تعريف كدينگ اسناد به صورت درختي تا پايين ترين سطح مورد نياز
  • امكان تعريف هر نوع فيلد اطلاعاتي براي هر نوع سند
  • امكان تعيين فيلدهاي يكتا براي جلوگيري از ورود اطلاعات تكراري
  • امكان تعريف گروه‌هاي كاري و تعيين حقوق دسترسي به داده‌ها بر اساس سيستم كدينگ
  • امكان ثبت اطلاعات امانت دادن اسناد
  • امكان تعريف زمان اعتبار براي هر نوع سند
  • امكان ثبت تصاوير و يا هر نوع فايل الكترونيكي براي اسناد
  • امكان ثبت پيوست‌هاي اسناد
  • امكان ثبت پانوشت براي اسناد
  • امكان جستجوي اسناد بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي تعريف شده، كدينگ اسناد، كد فيزيكي ، مدت زمان اعتبار باقيمانده سند و هر نوع اطلاعات ديگر سند
  • دستيابي به اسناد تنها بر اساس حقوق دستيابي مجاز.
  • آرشيو الكترونيكي فايل‌ها به صورت File Server و خارج از بانك اطلاعات