پياده سازي ERP در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه به صورت خلاصه مي توان به موارد زير اشاره كرد:
- ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود
- امكان استفاده از روش هاي استاندارد و متداول در جهان (Best Practices)
- مهندسي مجدد فرآيندهاي سازماني و كاهش زمان انجام آنها
- تبديل فرآيندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح
- امكان نصب و راه اندازي سريع تر سيستم هاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماجول هاي مختلف اين نرم افزاز و يا ساير نرم افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند
- امكان و يا تسهيل توسعه سيستم ها و فناوري هاي جديد
- امكان ايجاد همكاري هاي تجاري، سرمايه گذاري هاي مشترك ادغام و ... براي سازمان ها با هزينه كمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر
- تغيير تمركز از برنامه نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها
- فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM
- ارتقاء كيفيت فرآيند تصميم گيري با ارائه اطلاعات مورد نياز مديريت در زمان مناسب با كيفيت و هزينه هاي مناسب (DSS, EIS)
- توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث e-Business
پياده سازي سيستم ERP مزاياي بي شماري را براي سازمان ها به ارمغان مي آورد اما بايد توجه داشت كه اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دستيابي نيست. پياده سازي موفق يك سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب مشاور، انتخاب راه حل مناسب، تامين كننده مناسب، نحوه بومي سازي نرم افزار در سازمان با توجه به راهبرد، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده سازي نرم افزار، شايستگي مشاوران در پياده سازي نرم افزار، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پيش بيني شده و .... دارد كه در مباحث آتي به طور كامل به آن پرداخته خواهد شد.
مطالعات مختلف نشان مي دهد كه پياده سازي اين نرم افزارها ارزش افزوده زيادي براي سازمان ها ايجاد كرده است.
اما از سوي ديگر مطالعات مختلف حاكي از آن است كه پياده سازي پروژه هاي نرم افزاري ERP در بعضي از سازمان ها مشكلات زيادي را ايجاد مي كند. فرايند تحول سازماني به سوي تغيير فرآيندها بايد به طور مستمر و از سوي كاركنان انجام شود. پروژه هايي كه مديران ارشد، بدون آمادگي و مديريت تغيير مناسب تعريف مي كنند عموماً مشكلات زيادي براي سازمان به بار خواهد آورد.
متدولوژي پياده سازي در اصل با تغيير فرايندها آمادگي لازم براي تغيير در سازمان را ايجاد مي كنند. اين متدولوژي ها چارچوبي ارائه مي دهند كه به كمك آن مي توان نرم افزار مناسب را انتخاب و پياده سازي كرد. اين متدولوژي ها پذيرش دو جانبه اي بين نرم افزار انتخابي و سازمان ايجاد مي كنند كه حاصل آن پياده سازي موفق با ارزش افزوده بالا براي سازمان ها خواهد بود. بنابراين انتخاب نرم افزار مناسب و ايجاد مقدمات لازم براي پياده سازي ضرورت وجود متدولوژي هاي لازم براي پياده سازي ERPدر سازمان را ايجاد مي كند.
در ساده ترين سطح، ERP عبارت از مجموعه اي از بهترين شيوه هاي اجراي وظايف متنوع بخش هاي مختلف سازمان شامل مالي، توليد، انبار و .... است. براي اينكه بتوان از اين مجموعه سيستم بيشترين استفاده را برد بايستي كاركنان داخلي سازمان شيوه هاي اجراي كار خود را با نرم افزار مطابقت دهند. ممكن است در بخش هايي از سازمان افرادي وجود داشته باشند كه براي انجام اين انطباق مقاومت كنند و بخش فناوري اطلاعات سازمان را مجبور كنند كه نرم افزار مربوطه را به منظور تطبيق با رويه هاي جاري، تغيير دهد. اين همان نقطه اي است كه ERP دچار شكست مي گردد.
جنگ هاي سياسي كه بر سر نحوه، زمان و چگونگي نصب نرم افزارها در مي گيرد، همانند فرو رفتن پروژه در باتلاق، از ديگر دلايل شكست ERP در سازمان ها است. هزينه هاي بومي سازي بر اساس نظرات يك فرد پرنفوذ شركت، نرم افزار را به يك مجموعه ناپايدار كه نگهداري آن به سختي امكانپذير است، تبديل مي كند و با توجه به آنكه اين مجموعه سيستم كليه فعاليت هاي سازمان را پوشش مي دهد، بنابراين شكست در نرم افزار به عنوان توقف كامل فعاليت هاي روزانه سازمان و شكست ERP خواهد بود. اما متخصصين مي توانند خطاهاي پيش آمده را در بيشتر حالات به سرعت بر طرف نمايند.
يكي ديگر از مشكلات آن است كه سازمان ها بدون اجتناب از بومي سازي ERP پرسنل خود را مجبور نمايند كه شيوه كار خود را تغيير دهند. در اين حالت بافرض آنكه تغيير عادات كاركنان آسان تر از بومي سازي نرم افزار است اين تصميم گرفته مي شود، غافل از آنكه ممكن است به دليل اعتراض كاركنان و مقاومت در برابر تغييرات موجبات شكست ERP فراهم آيد.
در بيشتر سازمان ها، مشكلات موجود ناشي از كمبود تلاش كاركنان نيست بلكه كمبود همكاري و هماهنگي در استفاده از منابع در دسترس و در نتيجه عدم مديريت موثر در كار، عوامل اصلي به وجود آورنده اين مشكلات است.
در پياده سازی سيستم ERP ممکن است با مشکلاتی مواجه شويم که نمونه ای از اين مشکلات عبارتند از:
کوشش و تلاش زياد در برابر نتيجه ای ضعيف
کوشش و تلاش برای پياده سازی بيش از آن چيزی است که تا به حال درمورد آن صحبت شده يا حتی تصور شده است. هنوز هيچ سازمانی شناسايی نشده که توانسته باشد زودتر از برنامه ريزی صورت گرفته و با هزينه ای کمتر از بودجه تعيين شده چنين سيستمی را پياده سازی کند.
درك ناقص از مفهوم يکپارچگي
کلمه يکپارچه درERP بدين معنی است که هر آنچه در يک ناحيه اتفاق افتد، تاثير موجی شکلی در نواحی ديگر برجاي می گذارد. فهم اثرات فعاليت های يک ناحيه در نواحی ديگر در يک سازمان، چيزی نيست که در طول يک شب روي دهد، بنابراين آموزش افراد برای کار با سيستم جديد نبايد تنها روی «مساله چگونگي انجام کار» متمرکز شود، بلکه بايد روی اين موضوع که تاثير کار من روی نواحی ديگر چه می باشد نيز توجه داشت که اين کار بسيار سخت است.
هزينه های پياده سازی
پياده سازی سيستم هایERP به از بين بردن حد و مرز بودجه ها معروف است. بسياری از پياده سازی ها در حدود ده ها ميليون دلار خرج برداشته اند و به طور متوسط در حدود ٢٥ درصد هزينه اضافه، علاوه بر بودجه تعيين شده دربر داشته است. بسياری از هزينه های پنهان، در نتيجه از بين رفتن برنامه ريزی بودجه بوجود آمده است. هزينه های پنهان در فرآيند استقرار سيستمERP عبارتند از :
- آموزش: هزينه های آموزش معمولا دست کم گرفته می شوند. در بسياری از موارد کارمندان در حال يادگيری يک فرايند جديد هستند که نيازمند آموزش زياد می باشد.
- يکپارچه سازی، آزمون و نگهداری: مرتبط ساختن ديگر فرم های نرم افزاری با سيستمERP و همچنينERP سفارشی سازمان نيازمند يکپارچه سازی، آزمايش و نگهداری است. اين هزينه ها معمولا بيشتر از ميزان پيش بينی شده هستند.
- تبديل داده: تبديل داده های خام از يک سيستم قانونمند به يك سيستم ديگر می تواند يک کار طاقت فرسا باشد. چنانچه در مرحله تبديل داده ها متوجه شويم که داده ها در آن اندازه که انتظار می رفت خالص (خام) نيستند، فرايند تبديل داده ها طولانی تر و در نتيجه پرهزينه تر می گردد.
- جايگزينی بهترين و باهوش ترين افراد: تيم پياده سازیERP متشکل از يک گروه منتخب از افراد باهوش و داراي تخصص در سازمان می باشد. زماني که پروژه عظيمERP بطور کامل استقرار می يابد آنها به يک دانش قابل توجهی دست می يابند که ممکن است اين افراد را به سمت ارايه مشاوره به ديگر شرکت ها و موسساتی که پروژه های مشابهERP دارند سوق دهد. لذا طراحي و داشتن يک برنامه نگهداشت نيروی انسانی از قبل الزامي است تا ضمن نگهداشت پرسنل با ارزش سازمان، اقدام به جذب نيرو و جايگزيني طبق يك برنامه مدون نمود.
- انتظار برای بازگشت سرمايه (ROI): انتظار می رود ارزش سيستمERP از هزينه های صرف شده برای پياده سازی آن بالاتر رود، ممکن است زمان زيادی طول بکشد تا چنين سرمايه ای بازگشت داشته باشد. بعد از يک پياده سازی با ابعاد بزرگ که چندين نقطه مختلف را در بر می گيرد، مشکل می توان بازگشت سرمايه واقعی را تا زماني که سيستم برای مدتی کار نکرده و هنوز اصلاح و بهسازی بر روی آن صورت نگرفته، اندازه گيری کرد.
- فشارهای بعداز پياده سازیERP: به خاطر کارآيی ضعيف بعد از پياده سازی سيستم ERP، سازمان ها ممکن است با افزايش هزينه های عملياتی مواجه شوند. در زمان استفاده از سيستم جديد، کارمندان همه چيز را از نظر عملکرد و ظاهر متفاوت با قبل می بينند و ممکن است دچار تغيير رفتار شوند، چرا که آنها همه چيز را قبلا طور ديگری انجام می دادند، بنابراين تا زماني که افراد در فرايندهاي جديد مهارت پيدا نکرده اند موسسه يا سازمان بايد انتظار کاهش کارايی را داشته باشد. گاهی اوقات کارکنان به دليل نياز به کار زياد با کامپيوتر تحت فشار قرار گرفته و آن را خارج از حد توانايی خود می بينند و اين وضعيت جديد را تحمل نکرده و محل کار خود را ترک می کنند.
مسايل امنيتی و دسترسي به اطلاعات
سيستم هایERP حجم زيادی از اطلاعات را که توسط مديريت ارشد تا کارکنان خطوط نظارت مورد استفاده قرار می گيرد، جمع آوری می کنند. امنيت دسترسی به اطلاعات و اين که چه کسی تا چه سطحی امکان دسترسی به اطلاعات را داراست، از موضوعات قابل توجه در اين سيستم ها می باشد.
فرهنگ همکاری و تعاون در سازمان
ERP بيشترين تاثير را بر فرهنگ همکاری در سازمان دارد که معمولاٌ به آن كمتر اهميت داده مي شود فرهنگ همکاری ترکيبی از دو عامل است:
- افرادی که در يک شرکت استخدام شده اند؛ ارزش شخصيتی آن ها، توانايي ها، عادت ها و ...
- نحوه کار سازمان، تمرکز، فرايند تصميم گيری، رفتار با کارمندان، ثبات و ...
تغييرات غيرمنتظره مديريتی
قبل از پياده سازی ERP مي بايست افراد سازمان را با مسايلی از قبيل تغييرات مديريتی آماده نمود، چرا که اگر سيستمی به افراد سازمان تحميل شود به طوری که آنان نسبت به آن احساس مالکيت کمتری داشته باشند، افراد، آن سيستم را يا غرق می کنند و يا از دستيابی آن به ميزان سود دهی مورد انتظار جلوگيری می نمايند.
مشکلات شرکت های عرضه کننده ERP
علاوه بر موارد ذکر شده، شرکت های عرضه کننده ERP خود نيز با مشکلاتی روبرو بوده اند که اين مشکلات می تواند در پياده سازی بروز كرده و بر خدمات رسانی اين شرکت ها تاثير نامطلوبی داشته باشد. فهرستی از اين مشکلات به شرح زير است:
- تغيير مديريت و آموزش
- برنامه ريزی ضعيف
- دست کم گرفتن مهارت IT
- مديريت پروژه ضعيف
- مشکلات تکنولوژيکی
- دست کم گرفتن منابع
- ناکافی بودن منابع
- ناکافی بودن ارزیابی نرم افزار
- عدم شناسايي تغييرات قبل از بحراني شدن
- نداشتن برنامه مديريت بحران و تهديدات